Personalauswahl – Der Leitfaden für die psychologische Personalauswahl

Definition der Personalauswahl

Bei der Personalauswahl geht es um die Entscheidung über die Besetzung einer freien Stelle im Unternehmen. Dabei kann es sich um eine Stelle handeln, die bereits zu besetzen ist, die in der Zukunft frei wird oder sogar um eine Position, die erst neu geschaffen werden muss. Für die Besetzung der Vakanz können sowohl interne als auch externe Bewerber infrage kommen.

Im Rahmen der professionellen Personalauswahl nimmt die Personaldiagnostik einen wichtigen Stellenwert ein. Bezogen auf die Auswahl von Bewerbern stellt die Personaldiagnostik Prinzipien, Methoden und Messinstrumente zur Verfügung, um denjenigen Bewerber auszuwählen, der am besten geeignet ist. Dabei greift die Diagnostik in der Personalauswahl auf wissenschaftliche Methoden und Forschungsergebnisse der akademischen Psychologie zurück.

Warum ist eine gute Personalauswahl so wichtig?

Personalauswahl entscheidet über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Eine schlechte Personalauswahl führt dazu, dass jemand eingestellt wird, obwohl er objektiv nicht für die beruflichen Tätigkeiten geeignet ist. Beispielsweise kann die Person fachlich nicht geeignet sein oder seine Persönlichkeit passt nicht zu den Unternehmenswerten. In der Konsequenz spricht man von einer klassischen Fehlbesetzung, die eine Kündigung nach sich zieht oder sich in einer mangelnden Arbeitsleistung äußert.

Durch eine Fehlbesetzung entstehen (hohe) Kosten. Allein die Rekrutierung des „falschen Bewerbers“ ist mit Ausgaben verbunden. Beispielsweise entstehen Kosten durch die Stellenausschreibung oder durch die Bezahlung des Personals im Recruiting. Weitere Kosten fallen für die neue Suche nach einem geeigneten Bewerber an. Außerdem kann die Fehlbesetzung selbst dem Unternehmen schaden. Gerade auf der Führungsebene führt eine Fehlbesetzung zu monetären Einbußen. Denn schlechte Führung kann die Arbeitsmotivation/ -leistung der Mitarbeiter senken und Fluktuationen in der Belegschaft verursachen.

Der Nutzen einer professionellen Personalauswahl steigt mit den Anforderungen an den Bewerber

Sofern sich mehrere Personen für eine Vakanz bewerben, muss man sich für einen Bewerber entscheiden. Hierbei liegt der Nutzen einer professionellen Personalauswahl darin, sich für den richtigen Bewerber zu entscheiden – bzw. die Wahrscheinlichkeit der richtigen Auswahl zu erhöhen. Je komplexer die Anforderungen für den Arbeitsplatz sind, desto weniger Bewerber kommen für die Tätigkeit infrage.

Beispiel: Steigende Relevanz der Personalauswahl

Angenommen wir suchen einen Chefarzt für Innere Medizin. Auf die zu besetzende Stelle bewerben sich 10 Interessenten. Wenn nun alle Bewerber über die geforderten Qualifikationen verfügen, dann ist ein aufwändiges Personalauswahlverfahren redundant. Denn jeder Aufwand würde unnötige Kosten verursachen. Allein eine Entscheidung nach dem Zufallsprinzip würde einen geeigneten Kandidaten identifizieren. Das 10 von 10 Chefärzten geeignet sind, kommt in der Realität eher selten vor. Viele Fachärzte verfügen zwar über das notwendige medizinische Fachwissen zur Behandlung von Patienten, jedoch fehlt es Ihnen an betriebswirtschaftlichem Wissen und Führungskompetenzen, um eine eigene Klinik zu leiten.

 Gerade bei anspruchsvollen Tätigkeiten wird der prozentuale Anteil an geeigneten Bewerbern sehr viel geringer ausfallen. Je komplexer die Tätigkeit ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit per Zufall den richtigen Kandidaten zu finden. Dementsprechend ist die professionelle Personalauswahl umso wertvoller, je anspruchsvoller die Anforderungen des Arbeitsplatzes sind.  

2. Fehlerarten in der Personalauswahl

Das Treffen von Entscheidungen in der Personalauswahl birgt die Gefahr von Fehlern. Genau genommen gibt es zwei Arten von Fehlern:

• Fehler 1. Art: Der Kandidat ist objektiv geeignet, wird jedoch im Auswahlverfahren als ungeeignet beurteilt.
• Fehler 2. Art: Der Bewerber wird als geeignet identifiziert, obwohl dies objektiv nicht zutrifft.

Über den Fehler 1. Art kann man getrost hinwegsehen, wenn im Personalauswahlprozess mehr geeignete Kandidaten identifiziert werden, als Bewerber eingestellt werden. Ganz anders sieht es hingegen aus, wenn sich weniger objektiv geeignete Personen bewerben, als Stellen zu vergeben sind. In diesem Fall ist der richtige Bewerber durch die Lappen gegangen.

Der Fehler der 2. Art ist zu jedem Zeitpunkt ein Problem. Je wichtiger die Vakanz ist, desto gravierender ist es, wenn ein Bewerber eingestellt wird, obwohl dieser objektiv nicht geeignet ist. So verursacht beispielsweise eine Fehlentscheidung auf der Ebene von Chefärzten größere Schäden als auf der Ebene von Pflegekräften.

Der Prozess der psychologischen Personalauswahl

Die psychologische Personalauswahl gestaltet sich wie folgt:

1. Anforderungsanalyse
2. Auswahl der Untersuchungsmethoden
3. Auswahl und Konstruktion der Messinstrumente
4. Durchführung der Personalauswahl
5. Auswertung
6. Entscheidungsfindung
7. Intervention
8. Evaluation

Nachdem festgestellt wird, dass eine Vakanz zu besetzen ist, muss zunächst eine Anforderungsanalyse durchgeführt werden. Denn nur wer sein Ziel kennt, findet den Weg. Im Zuge der Anforderungsanalyse wird ein Anforderungsprofil definiert. Auf diesem Anforderungsprofil aufbauend werden die passenden Untersuchungsmethoden ausgewählt. Hierbei stehen die Methoden Dokumentenanalyse, Leistungstests, Fragebogen, Interview und Verhaltensbeobachtung zur Auswahl. Im nächsten Schritt werden die konkreten Instrumente (z.B. Analyse der Bewerbungsunterlagen, Interview, Persönlichkeitsfragegebogen) ausgesucht, die die Merkmale aus dem Anforderungsprofil erfassen sollen. Je nach Instrument kann dieses gekauft (z.B. Persönlichkeitstest) oder muss erst erstellt (z.B. Interview) werden. Dabei ist darauf zu achten, dass die Instrumente den psychologischen Gütekriterien (Objektivität, Reliabilität und Validität) entsprechen.

Sind die Rahmenbedingungen für das Personalauswahlverfahren abgeschlossen, beginnt der Kontakt mit den Bewerbern. In der Psychologie sprechen wir von „Datenerhebung“ (Schritt 5), was mit der Durchführung gleichzusetzen ist. Beispielsweise füllen die Bewerber einen Persönlichkeitstest aus, werden zum Vorstellungsgespräch eingeladen und müssen in der zweiten Runde für eine Arbeitsprobe erscheinen. Im Anschluss werden die Leistungen der Kandidaten nach fest definierten Kriterien bewertet. Damit es zu einer objektiven Entscheidungsfindung kommt, werden nun die Ergebnisse der Kandidaten miteinander verglichen. Derjenige Bewerber mit den besten Leistungen wird eingestellt. Das Personalauswahlverfahren wird mit einer Evaluation abgeschlossen. Mithilfe der Evaluation wird die Effektivität und Effizienz des Verfahrens überprüft mit dem Ziel das Vorgehen zu optimieren.

Instrumente der psychologischen Personalauswahl

• Analyse von Bewerbungsunterlagen
• Tests
  • Leistungstest
  • Computergestützte Problemlöseszenarien
  • Situativer Test
• Fragebögen
  • Persönlichkeitsfragebogen
  • Biographischer Fragebogen
  • 360°-Beurteilung
• Interview
• Arbeitsprobe
• Assessment Center

Die effektivsten Personalauswahl-Instrumente

Bei der Auswahl der Instrumente für die Personalauswahl sollte man immer beachten wie gut diese die Arbeitsleistung des Bewerbers vorhersagen können. In diesem Zusammenhang untersuchten Schmidt und Hunter (1998) in einer Meta-Analyse welche Instrumente in der Personalauswahl am besten die Arbeitsleistung vorherbestimmen. Leider ließen die beiden Forscher Persönlichkeitstests außer Acht. Die wichtigsten Ergebnisse sind nachfolgend vereinfacht dargestellt:

In den Ergebnissen der Meta-Analyse zeigt sich, dass die Arbeitsprobe, der Intelligenztest und das strukturierte Interview am effektivsten sind, um die Arbeitsleistung von Bewerbern zu prognostizieren. Tests, zur Überprüfung der Kenntnisse, Probezeit, Assessment Center und biographische Daten (Fragebögen) weisen einen mittleren bzw. moderaten Zusammenhang zur zukünftigen Arbeitsleistung auf. Eine schwache Vorhersage kann durch die bisherige Berufserfahrung, Referenzcheck/ Untersuchung der Unterlagen und Interessenstests getroffen werden.