Was bei der Analyse von Bewerbungsunterlagen unbedingt beachtet werden muss!

Einer der ersten Schritte im Bewerbungsprozess ist die Analyse der Bewerbungsunterlagen. Mich fasziniert dabei, dass einige Krankenhäuser anscheinend schon an dieser einfachen Hürde scheitern. Letztens habe ich auf einigen Webseiten von Krankenhäusern rumgestöbert und geguckt, welche Dokumente von dem bewerbenden Arzt angefordert werden. Dabei saß ich teils kopfschüttelnd vor meinem Computer. Eigentlich sollte sich der Bewerbungsprozess darauf ausrichten denjenigen Bewerber einzustellen, von dem erwartet wird, dass er beruflich erfolgreicher handeln wird, als seine Mitbewerber. Deshalb habe ich mich sehr gewundert, dass zum Beispiel ein Krankenhaus  mit einem Pflichtfeld (*) darauf aufmerksam machte, dass nur das Anschreiben relevant sei. Lebenslauf und Zeugnisse wären wünschenswert aber nicht unbedingt notwendig. Vielleicht war es nur ein Fehler, eine Schludrigkeit des Programmierers, die bis heute nicht aufgefallen ist. Aber was wenn nicht? 

Generell gibt es im gesamten Bewerbungsprozess zwei übergeordnete Fehlerquellen:

  1. Es wird ein Arzt eingestellt, der objektiv ungeeignet ist.
  2. Ein objektiv geeigneter Arzt wird abgelehnt.

Während es im Verlaufe des Bewerbungsprozesses noch möglich ist den ersten Fehler zu korrigieren, ist die fälschliche Ablehnung eines geeigneten Arztes anhand der Dokumentenanalyse endgültig. Daher ist es immens wichtig die Aussagekraft der Bewerbungsunterlagen richtig einzuschätzen. Dabei schließen wir grundsätzlich vom vergangenen Verhalten auf das zukünftige Verhalten. Gucken wir uns hierfür Stück für Stück die gängigsten Bestandteile von Bewerbungsunterlagen an:

      • Lichtbild 
      • Anschreiben 
      • Examenszeugnis/Approbation
      • Lebenslauf 
      • Arbeitszeugnisse und Referenzen 

Lichtbild – Mehr Schein als Sein

Als Personaler ist es immer schön ein Foto von einem Bewerber zu haben, um diesen besser zuordnen zu können. Für die erfolgreiche Personalauswahl haben Lichtbilder jedoch keine Relevanz oder kennen Sie eine Situation, in der die physische Attraktivität eines Arztes Leben gerettet hat? Lichtbilder können weiterhin Ihre Bewertung eines bewerbenden Arztes verzerren durch den sog. „Halo-Effekt“. Hierbei wird von einer rein visuellen Information auf andere Eigenschaften der Person geschlossen. Beispielsweise werden attraktive Bewerber generell positiver wahrgenommen und eher zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen. Weiterhin werden zum Beispiel Brillenträger eher als intelligent, zuverlässig und fleißig bewertet. Dementsprechend überstrahlt eine Eigenschaft als eine Art Heiligenschein („Halo“) andere Merkmalsausprägungen (untere Abbildung). Das interessante dabei ist, dass sich die Betroffenen in der Regel nicht über diese Verzerrung bewusst sind. Am besten umgeht man dieser Problematik, indem das Lichtbild vor der Analyse entfernt wird.

Das Anschreiben - abschreiben

Betrachten wir das Anschreiben und stellen uns die Frage: „Welche Informationen erhalten wir, um den Berufserfolg zu prognostizieren ?“ Meistens schildert der Bewerber seine Motivation bei Ihnen zu arbeiten und warum nur Sie der beste Arbeitgeber auf der ganzen Welt sind, um es ein wenig überspitzt zu formulieren. Weiterhin erhalten Sie eine kleine Zusammenfassung der Berufserfahrung und warum der Bewerber (aus seiner Sicht) die perfekte Ergänzung für Ihr Unternehmen ist, auf die Sie nicht verzichten können. Spätestens im Part der Selbstdarstellung lesen Sie das Loblied des Bewerbers auf seine Person. An dieser Stelle ist es ganz wichtig die genannten positiven Eigenschaften, wie „Teamfähigkeit“ oder „Durchsetzungsfähigkeit“ nicht als Fakten anzusehen, sondern als Hypothesen. Erst nach der Analyse weiterer Unterlagen (z.B. Lebenslauf oder Arbeitszeugnis), der Durchführung eines Bewerbungsgesprächs und optional durch die Anwendung psychologischer Tests (z.B. Persönlichkeitstest) können die aufgestellten Hypothesen bestätigt oder verworfen werden. Meistens sind die durch das Anschreiben gewonnen Informationen jedoch redundant, weil sie keinen weiteren Erkenntnisse liefern. 

Eine weitere Problematik besteht darin, dass Sie nicht genau wissen, ob der Bewerber wirklich der Autor ist. Googlen Sie mal „Anschreiben Muster“. Dieses Keyword wird durchschnittlich 12.100 mal im Monat über Google aufgerufen – 12.100 mal! Somit ist der Aussagegehalt des Anschreibens gleich Null. Zumal Sie den Großteil der Informationen und vor allem der Fakten aus dem Lebenslauf entnehmen können. Meiner Meinung nach versinnbildlicht diese Zahl die Unbedeutsamkeit einer lästigen Formalie, auf die gänzliche verzichtet werden kann und sollte.  

Lebenslauf

Der Lebenslauf ist mitunter das aussagekräftigste Dokument bei der Dokumentenanalyse. Hieraus können wir vielfältige Informationen über den bewerbenden Arzt gewinnen, z.B.:

AlterFamilienstandsozioökonomischer Hintergrund
Akademischer WerdegangMedizinische Ausbildungberuflicher Werdegang, Unternehmenswechsel
AuslandsaufenthalteLücken im LebenslaufBerufserfahrung
Aufstieg & Abstieg in der beruflichen Karriereräumliche FlexibilitätLeistungsniveau- und Orientierung

Hierbei handelt es sich überwiegend um überprüfbare Fakten, die uns Hinweise über die Eignung des Arztes liefern. Natürlich bestimmt auch hier die vorausgehende Anforderungsanalyse die Kriterien ob ein Arzt geeignet oder ungeeignet für die vakante Position ist. Wenn ein bewerbender „Arzt“ zum Beispiel noch nicht die Approbation hat oder diese nicht in naher Zukunft erhalten wird, dann wird dieser aus dem weiteren Bewerbungsverfahren ausgeschlossen.

Auch wenn die Analyse des Lebenslaufes simpel erscheint können bestimmte Information unsere Wahrnehmung über einen Bewerber, im Sinne eines Halo-Effektes, verzerren. Zum Beispiel könnte ein bewerbender Arzt, der an einer Elite-Universität (z.B. LMU-München) studiert hat, durch den Gutachter positiver Wahrgenommen werden. Mit dem Ruf der Universität verbindet der Gutachter Eigenschaften, wie Leistungsbereitschaft, Durchsetzungsstärke oder Intelligenz, die er dem Bewerber zuschreibt – ohne, dass es einen wirklichen Beweis gibt. Diese erwartungsgeleitet Urteilsbildung wirkt sich ebenfalls auf die spätere Bewertung des Kandidaten in einem Bewerbungsgespräch aus. Durch die Erwartungshaltung wird der Gutachter nach solchen Informationen suchen, die seine Erwartungen bestätigen und ist dabei völlig blind für die Informationen, die unvereinbar mit seinen Erwartungen sind.

Wie aufgezeigt stehen uns urteilsverzerrenden Einflüssen im Weg, um Bewerber objektiv zu bewerten. Dementsprechend stellt sich die Frage, wie kann ich mich vor den Urteilsverzerrungen schützen? Zunächst sollte man sich bei der Analyse des Lebenslaufes (aber auch der anderen Dokumente)  auf die Sammlung von Fakten beschränken. Durch das Wissen um den Halo-Effekt und den Erwartungseffekt sollten Interpretationen als Hypothesen formuliert werden, die durch den Gewinn von weiteren Informationen im Bewerbungsprozess bestätigt oder verworfen werden können. Somit gestaltet der Personaler einen offenen Prozess seiner eigenen Urteilsbildung, die er bewusst reflektieren kann. Meiner Ansicht nach ist aber eine vollkommene Eliminierung von Verzerrungen nicht möglich, immerhin sind wir Menschen mit Gefühlen und Gedanken. Jedoch können die präventiven Maßnahmen den Einfluss mildern.

Examenszeugnis/Approbation

Grundsätzlich gilt, dass der Arzt mit bestehen seines zweiten Staatsexamens Approbationsberechtigt ist und somit das nötige Wissen mit sich bringt, um als Arzt praktizieren zu können. Dementsprechend wird meistens das Examenszeugnis nicht näher betrachtet. Stellvertretend dafür wird geprüft, ob die Approbation vorhanden ist oder nicht. 

Aus meiner Sicht kann es  für Krankenhäuser, bei denen sich zahlreiche Ärzte auf eine Position bewerben, Sinn machen die Zeugnisnote als Ausschlusskriterium einzuführen. Jedoch gibt es meines Wissens keine publizierten Studien in Deutschland, die den Zusammenhang zwischen Examensnote und Berufserfolg untersucht haben. Dementsprechend müsste vorher eine unternehmensinterne Studie durchgeführt werden. Im schulischen Kontext zeigte sich, dass die Durchschnittsnote ein guter Prädiktor für eine erfolgreiche Ausbildung oder ein erfolgreiches Studium ist. Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen zwischen Schule und Beruf zeigten sich aber eher geringe Zusammenhänge zwischen der Durchschnittsnote und dem späteren Berufserfolg. Dennoch kann ich mir gut vorstellen (und das ist eine Hypothese von mir!), dass die Examensnote zumindest einen positiven Einfluss auf den Berufserfolg von Assitenzärzten hat, weil das Studium berufsbezogene Elemente besitzt. 

Arbeitszeugnisse

Typischerweise beinhaltet das Arbeitszeugnis eine Darstellung der bisherigen Tätigkeit und die Bewertung der Leistungen des Arbeitnehmers. Der Verfasser des Arbeitszeugnisses ist im Normalfall der Arbeitgeber, zumindest sollte er es sein. Die Bewertung der Leistungen des Arbeitnehmers sind jedoch mit Vorsicht zu genießen. Denn es ist gesetzlich geregelt, dass der Mitarbeiter nicht eindeutig negativ charakterisiert werden darf. Somit wird eine Bewertung durch die „rosarote Brille“ vorgenommen. Es gibt jedoch ein Schlupfloch und das nennt sich Geheimsprache. Zum Beispiel findet die standardisierte Bewertungsskala des Landesarbeitsgerichts Hamm oder die Verschleierungstechnik Anwendung, um codiert die tatsächliche Leistung des Mitarbeiters zu offenbaren.

Vielleicht haben Sie es beim durchlesen bemerkt. Die Objektivität und die Interpretation von Arbeitszeugnissen ist ein wenig problematisch. Zunächst einmal besteht die Möglichkeit, dass nicht der Arbeitgeber der Autor ist sondern beispielsweise der Bewerber selbst. Nun sind wir aber gutgläubig und gehen einfach mal davon aus, dass dies sehr, sehr selten vorkommt. Dennoch stellt sich im Punkto Leistung die Frage, wie gut und genau kann der Arbeitgeber die Leistung seines Mitarbeiters bewerten? Also besitzt er überhaupt die Fähigkeit die Leistung „objektiv“ zu bewerten oder wird nicht doch eher das zwischenmenschliche Verhältnis bewertet? Zum Beispiel im Sinne eines: „Der Herr Arzt war mir immer sympathisch und mit dem konnte man auch mal ein Bier trinken gehen“ oder „Mit dem Herrn Arzt wurde ich nie wo wirklich warm, der war immer so unfreundlich“. Das wohl größte Problem ist aber die Geheimsprache. Denn Autor und Leser sprechen die gleiche Sprache und zeitgleich auch nicht. Die geschriebenen Worte können anders interpretiert werden, als sie ursprünglich gemeint waren. 

Der wohl einfachste Weg die angesprochenen Problematik zu umgehen ist es den Verfasser direkt per Telefon zu kontaktieren. In dem Gespräch erhalten Sie mit hoher Wahrscheinlichkeit eine ehrliche Rückmeldung über die Leistung des Bewerbers. Eine weitere Möglichkeit besteht in dem Vergleich von mehreren Arbeitszeugnissen. 

Abschließende Betrachtung

Um nicht vorzeitig einen geeigneten Arzt bei der Dokumentenanalyse abzulehnen ist es generell wichtig den Analyseprozess zielgerichtet auf die Anforderungsanalyse abzustimmen. Dazu sollten nur überprüfbare Fakten in den Bewertungsprozess einfließen, die einen tatsächlichen Anforderungsbezug zu der vakanten Stellen haben. Aufkommende Interpretationen sollten als Hypothesen aufgefasst werden, damit möglichen Urteilsverzerrungen vorgebeugt wird. Sofern das Bewerbungsfoto keinen Anforderungsbezug aufweist, sollte dieses vor der Analyse entfernt werden. Auf ein Anschreiben kann in aller Regel verzichtet werden, da es meistens nur redundante Informationen enthält. Der Lebenslauf ist das Herzstück der Dokumentenanalyse und sollte aufgrund seiner aussagekräftigen Informationen besonders begutachtet werden. Falls der Notendurchschnitt des Staatsexamens als K.O-Kriterium eingeführt werden soll, muss zunächst eine Studie durchgeführt werden, die die Sinnhaftigkeit der Maßnahme bestätigt. Die Interpretation von Arbeitszeugnissen ist nicht immer eindeutig, daher empfiehlt es sich den ehemaligen Arbeitgeber telefonisch zu kontaktieren. 

Ich hoffe ich konnte Ihnen mit diesem Blogbeitrag einen kleinen Denkanstoß geben, um Ihren Bewerbungsprozess zu optimieren. Vielleicht haben Sie aber auch eine ganz andere Meinung und sagen zum Beispiel, dass ein Anschreiben unbedingt notwendig ist. Teilen Sie gerne Ihre Sichtweise. Ich bin sehr darauf gespannt!

Autor: Leon Pobuda

Autor: Leon Pobuda

Personalpsychologe & Geschäftsführer von Approbatio

Vielen Dank für Ihr Interesse an meinem Blogbeitrag. Wenn Sie Rückfragen haben oder produktiv diskutieren wollen, dann hinterlassen Sie gerne einen Kommentar. Andernfalls können Sie gerne mit mir über  die sozialen Medien Kontakt aufnehmen.

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